บทที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

• เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง

เทคโนโลยีสำนักงาน (office technology) หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในงานสำนักงานอันเป็นเครื่องอำนวยความสะดวกที่เกี่ยวกับงานเอกสารในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เช่น การจัดทำ การจัดเก็บ การนำกลับมาใช้ การทำลายทิ้ง ฯลฯ งานเหล่านี้ต้องใช้แรงงาน เวลา (ความคิดของบุคคลที่เกี่ยวข้องครับ)

• เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานกี่ประเภท มี 3 ประเภท 

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงาน

เช่น เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ เทคโนโลยีฐานข้อมูล

2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ

เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่อง

ฉายภาพ เป็นต้น

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ

เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น

• เครื่องใช้สำนักงานต่างๆที่ควรรู้จัก คือ

เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิตในการอ่านเอกสารต้นฉบับและ พิมพ์เอกสารอีกฉบับออกมา

เครื่องคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์ถูกประดิษฐ์ออกมาให้ประกอบไปด้วยความจำรูปแบบต่าง ๆ เพื่อเก็บข้อมูล อย่างน้อยหนึ่งส่วนที่มีหน้าที่ดำเนินการคำนวณเกี่ยวกับตัวดำเนินการทางตรรกศาสตร์ และตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ และส่วนควบคุมที่ใช้เปลี่ยนแปลงลำดับของตัวดำเนินการโดยยึดสารสนเทศที่ถูกเก็บไว้เป็นหลัก อุปกรณ์เหล่านี้จะยอมให้นำเข้าข้อมูลจากแหล่งภายนอก และส่งผลจากการคำนวณตัวดำเนินการออกไป

เครื่องพิมพ์ (Printer)
เครื่องพิมพ์ (Computer printer) เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงที่จะผลิตข้อความและ/หรือกราฟิกของเอกสารที่เก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ออกมาในสื่อทางกายภาพเช่นกระดาษหรือแผ่นใส เครื่องพิมพ์ส่วนมากเป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงทั่วไปและเชื่อมต่อด้วยสายเคเบิลเครื่องพิมพ์หรือในเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่จะเป็นสายยูเอสบี
เครื่องพิมพ์บางชนิดที่เรียกกันว่าเครื่องพิมพ์เครือข่าย(Network Printer) อินเตอร์เฟซที่ใช้มักจะเป็นแลนไร้สายและ/หรืออีเทอร์เน็ต 3 ประเภท
1.เครื่องพิมพ์เลเซอร์

2.เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก

3.เครื่องพิมพ์แบบใช้ความร้อน

พล็อตเตอร์ (Plotter)

เป็นเครื่องพิมพ์ชนิดที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลต่างๆ ลงบนกระดาษเหมาะสำหรับงาน เกี่ยวกับการเขียนแบบทางวิศวกรรม (เขียนลงบนกระดาษไข) และงานตกแต่งภายใน สำหรับวิศวกรรมและสถาปนิก พล็อตเตอร์ทำงานโดยใช้วิธีเลื่อนกระดาษ โดยสามารถใช้ปากกาได้ 6-8 สี ความเร็วในการทำงานของ พล็อตเตอร์มีหน่วยวัดเป็นนิ้วต่อวินาที(Inches Per Secon : IPS) ซึ่งหมายถึงจำนวนนิ้วที่พล็อตเตอร์สามารถ เลื่อนปากกาไปบนกระดาษ

เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner)
อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่างๆได้ดังนี้
- ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร
- บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์
- แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์
- เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่าง ๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ

สำรองไฟ (UPS)

UPS เครื่องสำรองไฟ ป้องกันไฟตกไฟกระชากที่จะเกิดขึ้นในระบบ ช่วยยืดอายุการใช้งานอุปกรณ์เครือข่าย และ คอมพิวเตอร์ ที่อยู่ในพื้นที่ไฟฟ้าไม่คงที่ มีไฟตกหรือไฟดับบ่อย

โทรศัพท์

ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ

เครื่องโทรสาร (Fax)

โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ  facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร 

หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์ แต่ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว

เครื่องฉายข้ามศีรษะ (Projector)

เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะครูมักเตรียมภาพหรือข้อความที่จะบรรยายมาพร้อมแล้ว ข้อความใดที่ผ่านไป ก็สามารถกลับมาดูได้อีกได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ เครื่องฉายภาพโปร่งใส ใช้สะดวกมากในห้องเรียนปกติ ไม่ต้องใช้ห้องมืดเหมือนกับฉายสไลด์ หรือ ภาพยนตร์ เวลาใช้ครูหันหน้าเข้าหาผู้เรียน ทำให้สะดวกในการควบคุมชั้นเรียน เครื่องฉายภาพโปร่งใสจะมีพัดลมระบายความร้อน เพื่อให้หลอดฉายมีอายุการใช้งานได้ตามกำหนด ดังนั้น หลังจากใช้เครื่องฉายภาพโปร่งใส ปิดสวิทซ์หลอดฉายแล้ว ต้องให้พัดลมระบายความร้อนทำงานต่อไปจนกว่าหลอดฉายจะเย็น (5-10 นาที) จึงปิดเครื่อง หรือ ถอดปลั๊ก บางยี่ห้อ บางรุ่น จะมี เทอร์โมสตัท (termostat) เป็นตัวควบคุมสวิทซ์พัดลม คือพัดลมจะดับเอง เมื่ออุณหภูมิของหลอดฉายลดลงถึงระดับที่ปลอดภัย หมายความว่า หลังจากเลิกใช้เครื่องฉายแล้วก็ปิดสวิทซ์หลอดฉาย ยังไม่ต้องถอดปลั๊ก ปล่อยให้พัดลมทำงานต่อไป เมื่อหลอดฉายเย็นลง พัดลมจะดับเอง ถ้าเราถอดปลั๊กทันทีโดยไม่เป่าหลอดให้เย็นเสียก่อน จะทำให้หลอดฉายมีอายุการใช้งานสั้นกว่าที่ควรจะเป็น

กระดานถ่ายเอกสาร

กระดานอิเลคทรอนิคบอร์ด กระดานเลื่อนก้อปปี้บอร์ด กระดานสำหรับการประชุม สั่งพิมพ์ข้อความและภาพที่เขียนบนกระดาน บันทึกข้อความและภาพที่เขียนบนกระดานเก็บไว้ใน USB Drive ใช้งานสะดวกดี เป็น Paperless Meeting ช่วยลดปริมาณกระดาษ เหมาะสำหรับการประชุม ระดมความคิดเห็น "ระดมสมอง" Brainstorming ผู้ประชุมไม่ต้องกังวลกับการจดรายละเอียดการประชุม ทำให้รู้สึกผ่อนคลาย มีสมาธิ เกิดประสิทธิภาพ และบรรลุผลสำเร็จ

เครื่องบันทึกเวลา

อุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการเรื่องเวลาการเข้า – ออกงาน
ของพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมง ใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหน ทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการคิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตรรุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนัก และมักจะมีข้อผิดพลาดเสมอ รวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงานได้อีกด้วย เช่น การตอกบัตรแทนกัน หรือว่าเข้างานสายแต่ตอกบัตรเช้า เป็นต้น สิ่งเหล่านี้อาจมองดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากมีพนักงานที่ทำเช่นนี้หลายคน ก็จะส่งผลให้บริษัทไม่สามารถพัฒนางานได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังเป็นรอยรั่วของการบริหารด้านทรัพยากรมนุษย์อีกด้วย

เครื่องผนึกซองจดหมาย

บรรจุภัณฑ์ชนิดหนึ่งที่ผลิตจากกระดาษหรือวัสดุอื่นที่เรียบแบน ออกแบบขึ้นเพื่อบรรจุวัตถุเรียบแบน อาทิ จดหมาย การ์ด หรือธนบัตร เป็นต้น ซองจดหมายแบบดั้งเดิมทำจากกระดาษที่ตัดออกเป็นสามรูปร่างได้แก่ รูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน รูปสี่เปลี่ยมรูปว่าว และรูปกากบาท แล้วพับทบติดเข้าด้วยกันเป็น

รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ปลายข้างหนึ่งเปิดออกสำหรับใส่วัตถุเรียบแบนที่ต้องการ และมีแถบกาวสำหรับปิดผนึก และถึงแม้ว่าจะนำซองจดหมายไปใส่วัตถุเรียบแบนอย่างอื่นที่ไม่ใช่จดหมาย บรรจุภัณฑ์นี้ก็ยังเรียกว่าซองจดหมาย หรือเรียกสั้นๆ ว่า ซอง

web.ku.ac.th/schoolnet/snet1/hardware/scan.htm‎
161.200.184.9/webelarning/elearning/printer/5__plotter_.html

www.sysnetcenter.com/79-ups-‎

th.wikipedia.org/wiki/โทรศัพท์‎
th.wikipedia.org/wiki/โทรสาร‎
th.wikipedia.org/wiki/เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า‎
project.chan.rmutto.ac.th/2552/fixtools/page/overhead.html‎
th.wikipedia.org/wiki/กระดาษ‎
www.atc-security.com/เครื่องสแกนลายนิ้วมือ/47-เครื่องบันทึกเวล...‎
th.wikipedia.org/wiki/ซองจดหมาย‎

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

สำนักงาน คืออะไร
สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆหรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง ในสำนักงานจะต้องมีพนักงานที่มีความรู้ ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ที่สำนักงานได้มอบให้

องค์ประกอบของสำนักงาน

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัตินั้นมีหลายอย่างที่นำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาและบริหารจัดการให้เป็นสำนักงานที่ปรับปรุงสำนักงาน เช่น บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงาน เทคโนโลยีต่าง ๆ รวมทั้งการสามารถส่งหรือรับข้อมูลข่าวสารหรือการสืบค้นเอกสารหลักฐานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้งานสำนักงานจะประสบความสำเร็จนั้นย่อมขึ้นอยู่กับผู้บริหารทุกคนในองค์กรนั้น ๆ รวมทั้งพนักงานจะต้องร่วมมือกันทำงานเป็นทีม จึงจะทำให้งานสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ


รูปแบบของสำนักงาน

สำนักงานของราชการ  (Bureau)  

           สำนักงานของราชการ  (Bureau)  เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)

สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)        OA (office automation)  สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ  สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด  สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ  องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ  word processing  เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์  มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น 

สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office

           Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ   ช่วงประมาณปี  2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว  ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว   จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้  window 95  มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer)  รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน  วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ  ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ  128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์  E-Office (Electronic office)
          E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์  วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้  ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต  โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ  จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน

สำนักงานสีเขียว Green Office
            Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง

สำนักงานเสมือน Virtual Office
             Virtual Office  ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า  Space Office  บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้



http://chakrit54.wikispaces.com
http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type