บทที่ 6 เทคโนโลยีฐานข้อมูล

1แฟ้มข้อมูล คือ

ประเภทของแฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้ คือ
1.แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)  หมายถึง แฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญของระบบงาน และเก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร ข้อมูลในแฟ้มประเภทนี้มีการเปลี่ยนแปลงไม่มากนัก ในระบบงานหนึ่ง ๆ สามารถมีแฟ้มข้อมูลหลักได้หลายแฟ้ม ตัวอย่างเช่น ระบบการขาย มีแฟ้มข้อมูลหลัก คือ แฟ้มลูกค้า แฟ้มสินค้า
2.แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) หมายถึงแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นประจำวัน หรือความเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นรายการย่อยที่เกิดขึ้นเพื่อนำไปปรับปรุง (Update) แฟ้มข้อมูลหลัก แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นข้อมูลชั่วคราว เมื่อทำการประมวลผลเสร็จแล้ว จะเก็บไว้หรืไม่ก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบการขาย มีแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงคือ รายการสินค้าที่เกิดขึ้นประจำวัน รายการส่งสินค้าให้ลูกค้า

            

          การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลการจัดเก็บแฟ้มข้อมูล หมายถึง การจัดข้อมูลให้เป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงการจัดเก็บข้อมูลการเตรียมวิธีการเข้าถึงข้อมูล การเรียกใช้ การเข้าถึงข้อมูล ซึ่งการจัดการแฟ้มข้อมูลนั้น มีหลายวิธีแต่ที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย มีดังนี้ คือ

1. การจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File)
มีลักษณะการจัดเก็บข้อมูล การอ่านข้อมูล โดยเรียงลำดับก่อนหลัง ตั้งแต่เรคอร์ดแรกไปจนถึงเรคอร์ดสุดท้ายของการเรียงข้อมูลซึ่งการเรียงข้อมูล ลำดับจะเรียงตามฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับเหมาะกับระบบงานที่มีจำนวนมาก
2. การจัดการแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random File/Direct File)
เป็นการจัดการแฟ้มข้อมูลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง โดยไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูล การทำงานของการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบนี้ จะต้องมีคีย์เป็นตัวกำหนดตำแหน่งข้อมูลของเรคอร์ด โดยฟิลด์จะเป็นฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งในเรคอร์ด ระบบงานที่เหมาะสำหรับจัดการแฟ้มข้อมูลนี้
3. การจัดการแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) เป็นการจัดการแฟ้มข้อมูลให้สามารถใช้งานทั้งแบบลำดับและแบสุ่ม เหมาะสำหรับงานที่มีข้อมูลเป็นจำนวนมากและการใช้งานส่วนใหญ่มีการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบลำดับ โดยมีบางส่วนที่มีการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มโดยใช้ดัชนีในการเรียกใช้ข้อมูล แต่การทำงานจะช้า เพราะส่วนที่เป็นดัชนีไม่ได้นำเข้าไปในหน่วยความจำหลัก จะต้องอ่านจากหน่วยความจำสำรอง

2พณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ

การดำเนินธุรกิจ โดยใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ECRC Thailand,1999) 

- พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ การผลิต การกระจาย การตลาด การขาย หรือการขนส่งผลิตภัณฑ์ และบริการโดยใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ (WTO,1998) 

- พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ ขบวนการที่ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อทำธุรกิจที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ใช้เทคโนโลยีประเภทต่าง ๆ และตรอบคลุมรูปแบบทางการเงินทั้งหลาย เช่น ธนาคารอิเล็กทรอนิกส์, การค้าอิเล็กทรอนิกส์, อีดีไอหรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์, ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์, โทรสาร, คะตะล้อกอิเล็กทรอนิกส์, การประชุมทางไกล และรูปแบบต่าง ๆ ที่เป็นข้อมูลระหว่างองค์กร (ESCAP,1998) 

- พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ ธุรกรรมทุกรูปแบบที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมเชิงพาณิชย์ ทั้งในระดับองค์กร และส่วนบุคคล บนพื้นฐานของการประมวล และการส่งข้อมูลดิจิทัล ที่มีทั้งข้อความ เสียง และภาพ (OECD,1997) 

- พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ การทำธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งขึ้นอยู่กับการประมวล และการส่งข้อมูลที่มีข้อความ เสียง และภาพ ประเภทของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการขายสินค้า และบริการด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์, การขนส่งผลิตภัณฑ์ที่เป็นเนื้อหาข้อมูลแบบดิจิทัลในระบบออนไลน์, การโอนเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์, การจำหน่วยหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์, การประมูล, การออกแบบทางวิศวกรรมร่วมกัน, การจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ, การขายตรง, การให้บริการหลังการขาย ทั้งนี้ใช้กับสินค้า (เช่น สินค้าบริโภค, อุปกรณ์ทางการแพทย์) และบริการ (เช่น บริการขายข้อมูล, บริการด้านการเงิน, บริการด้าน กฎหมาย) รวมทั้งกิจการทั่วไป (เช่น สาธารณสุข, การศึกษา, ศูนย์การค้าเสมือน (Virtual Mall) (European union,1997) 

- พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic commerce) หรือ อี-คอมเมิร์ช (E-Commerce) คือ การทำธุรกรรมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในทุกช่องทางที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การซื้อขายสินค้าและบริการ การโฆษณาผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ โทรทัศน์ วิทยุ หรือแม้แต่อินเทอร์เน็ต เป็นต้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดค่าใช้จ่าย และเพื่มประสิทธิภาพขององค์กร โดยการลดบทบาทองค์ประกอบทางธุรกิจลง เช่น ทำเลที่ตั้ง อาคารประกอบการ โกดังเก็บสินค้า ห้องแสดงสินค้า รวมถึงพนักงานขาย พนักงานแนะนำสินค้า พนักงานต้อนรับลูกค้า เป็นต้น จึงลดข้อจำกัดของระยะทาง และเวลาลงได้

การอ้างอิง

3การประมวลผลข้อมูล คือ

การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ที่เรียกว่า ""สารสนเทศ "" 

วิธีการประมวลผล จำแนกได้ 3 วิธี ได้แก่ 1.การประมวลผลด้วยมือ 2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร และ3.การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์

4ระบบฐานข้อมูล คือ

ระบบจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อบำรุงรักษาข้อสนเทศ (Maintain information) และสามารถนำข้อสนเทศเหล่านั้นมาใช้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ระบบฐานข้อมูลประกอบส่วนประกอบหลัก4 ส่วนได้แก่

1. ข้อมูล (Data) ข้อมูลในฐานข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติ 2 ประการ คือ

• เบ็ดเสร็จ (Integrate) ฐานข้อมูลเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลจากแฟ้มต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนสมบูรณ์ เพื่อลดข้อมูลซ้ำซ้อนระหว่างแฟ้ม
• ใช้ร่วมกันได้ (Share) ข้อมูลแต่ละชิ้นในฐานข้อมูลสามารถนำมาแบ่งใช้กันได้ระหว่างผู้ใช้ต่าง ๆ ในระบบ

2. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ประกอบด้วย อุปกรณ์บันทึกข้อมูลเช่น จานแม่เหล็ก , I/O device , Device controller , I/O channels , หน่วยประมวลผล และหน่วยความจำหลัก

3. ซอฟต์แวร์ (Sorftware) ตัวกลางเชื่อมระหว่างฐานข้อมูลและผู้ใช้คือ DBMS เป็นซอฟต์แวร์ที่สำคัญที่สุดของระบบฐานข้อมูล นอกจากนี้ยังมี Utility , Application Develoment tool , Desisn aids , Report writers , ect.

4. ผู้ใช้ (Users) มี 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ

• Application Programmer เขียนโปรแกรมประยุกต์
• End Users ผู้ใช้ที่อยู่กับ Online terminal เข้าถึงข้อมูลโดยผ่านโปรแกรมประยุกต์ หรือผ่านภาษาเรียกค้น (Query Language)
• Data Addministrator & Database Administrator

DA ผู้บริหารอาวุโส เป็นผู้ตัดสินใจว่าจะเก็บข้อมูลใดในฐานข้อมูลก่อน และกำหนดนโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

DBA ผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพ เป็นผู้สร้างฐานข้อมูลและนำมาใช้งานจริง โดยควบคุมทางด้านเทคนิคที่จำเป็นในการดำเนินนโยบายที่กำหนดโดย DA

ข้อดีของการใช้ฐานข้อมูล

กระทัดรัด (Compactness) ไม่ต้องมีที่ซ้ำซ้อนจำนวนมาก ความเร็ว (Speed) เรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น น่าเบื่อหน่ายลดลง (Less drudgery) ความยุ่งยากลดลง และความน่าเบื่อหน่ายลดลง แพร่หลาย (Currency) มีข้อมูลที่ถูกต้องทันสมัยให้ใช้ตลอดเวลา ในวงกว้างขึ้น

---

อ้างอิง
cptd.chandra.ac.th/selfstud/dbsystem/ระบบฐานข้อมูลคืออะไร.html‎
guru.google.co.th/guru/thread?tid=3d5f2f4fcb97a72f‎
http://www.thaiall.com/article/ecommerce.htm#what
www.kknbc.com/~weerasak/StudentProject/Sudarut2553/htdoc/4-3.html‎

บทที่ 5 เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต

1ความเป็นมาของอินเตอร์เน็ต
ในปี พ.ศ. ๒๕๐๐ ประเทศรัสเซียส่งดาวเทียมขึ้นสู่อวกาศได้สำเร็จ กระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกาจึงได้รับรู้ว่า เทคโนโลยีชั้นสูงของประเทศยังล้าหลังกว่าของรัสเซีย ซึ่งส่งผลให้เกิดการตื่นตัวที่จะพัฒนาเทคโนโลยีชั้นสูง รัฐบาลสหรัฐอเมริกาโดยกระทรวงกลาโหมจึงก่อตั้งหน่วยงานวิจัยชั้นสูงที่ชื่อว่า Advanced ResearchProjects Agency หรือที่รู้จักกันในนามของ ARPA

ต่อมา ในปี พ.ศ. ๒๕๐๘ ARPA ได้ให้ทุนแก่มหาวิทยาลัยของสหรัฐอเมริกา เพื่อการทำวิจัยในหัวข้อเรื่อง เครือข่ายการทำงานร่วมกันของคอมพิวเตอร์แบบแบ่งเวลางาน (Cooperative net-work of Time-Shared Computers) หลังจากนั้นอีก ๓ ปี กระทรวงกลาโหมก็ได้สนับสนุนโครง-การวิจัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ชื่อว่า ARPANETจนกระทั่งในปี พ.ศ. ๒๕๑๒ โครงการ ARPANETได้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัย ๔ แห่งเข้าด้วยกันในปี พ.ศ. ๒๕๑๔ เครือข่าย ARPANETขยายใหญ่ขึ้น และสามารถเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยต่างๆได้ถึง ๒๓ เครื่อง

จากการศึกษาเรื่องเครือข่ายคอมพิวเตอร์จนถึงระยะเวลานั้น ผู้พัฒนาเครือข่ายหลายคนเริ่มเห็นปัญหาของการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหลากหลายชนิด และหลากหลายผลิตภัณฑ์ จึงทำให้เกิดปัญหายุ่งยากในการเชื่อมโยง แนวความคิดที่จะสร้างระบบเปิดจึงเกิดขึ้น กล่าวคือ กำหนดมาตรฐานกลางที่ผลิตภัณฑ์ทุกยี่ห้อสามารถจะเชื่อมโยงเข้าสู่มาตรฐานนี้ได้

แนวคิดในการเชื่อมโยงเครือข่ายเข้าด้วยกันและเชื่อมโยงในลักษณะวงกว้างเป็นสิ่งที่เป็นไปได้ดังนั้น ในปี พ.ศ. ๒๕๑๕ ผู้พัฒนาเครือข่ายจึงสร้างโพรโทคอลใหม่ และให้ชื่อว่า TCP/IP (Trans-mission Control Protocol / Internet Protocol)และให้ชื่อเครือข่ายที่เชื่อมโยงโดยใช้โพรโทคอลนี้ว่า อินเทอร์เน็ต หลังจากนั้น โครงการARPANET ได้นำโพรโทคอล TCP/IP ไปใช้

การพัฒนาเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ดำเนิน-การต่อมา ถึงแม้ว่าในช่วงหลัง กระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกาได้ยกเลิกการสนับสนุน และหันกลับไปทำวิจัยและพัฒนาเอง เครือข่ายนี้ก็เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว และมีการพัฒนามาตรฐานต่างๆเข้ามาใช้ประกอบร่วมกันอย่างต่อเนื่อง จนในที่สุดได้กลายเป็นมาตรฐานการสื่อสารที่ชื่อว่า TCP/IP และใช้ชื่อเครือข่ายว่า อินเทอร์เน็ต(Internet)

ต่อมาการบริหารและดำเนินงานเครือข่ายได้รับการสนับสนุนจากมูลนิธิการศึกษาวิทยา-ศาสตร์แห่งชาติสหรัฐอเมริกา หรือที่ใช้ชื่อย่อว่าNSF (National Science Foundation) มีการตั้งคณะกรรมการเข้ามาบริหารเครือข่ายกลางที่เปิด โอกาสให้ผู้อื่นเข้ามาเชื่อมโยง และได้ดำเนินการจนอินเทอร์เน็ตกลายเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ยิ่งใหญ่ของโลก

สำหรับในประเทศไทย เริ่มเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตตั้งแต่กลางปี พ.ศ. ๒๕๓๐ โดยมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้ทำการเชื่อมโยงเพื่อส่งอิเล็กทรอนิกส์เมลกับประเทศออสเตรเลียซึ่งทำให้มีระบบอิเล็กทรอนิกส์เมลเชื่อมต่อกันอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรก ต่อมาในวันที่ ๒๗กรกฎาคม พ.ศ. ๒๕๓๕ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้เช่าสายวงจรเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรกในช่วงระยะเวลาเดียวกันนี้ กระทรวงวิทยาศาสตร์ฯโดยศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ ก็ได้มีโครงการที่จะเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยขึ้น เครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยในประเทศไทยได้พัฒนาก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ จนทำให้มีสถาบันออนไลน์กับอินเทอร์เน็ตเป็นกลุ่มแรก ได้แก่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลับ มหาวิทยาลับธรรมศาสตร์สถาบันเทคโนโลยีแห่งเอเซีย มหาวิทยาลัยสงขลา-นครินทร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ และศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ

การพัฒนาเครือข่ายจึงเป็นไปตามกระแสการเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสากล มาตรฐานการเชื่อมโยงเป็นแบบโพรโทคอล TCP/IP ตามมาตรฐานนี้มีการกำหนดหมายเลขแอดเดรสให้แก่เครือข่ายและเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยมีการสร้างเป็นลำดับชั้นเพื่อให้การเชื่อมโยงเครือข่ายเป็นระบบ แอดเดรสนี้จึงมีชื่อว่า ไอพีแอดเดรส (IP address)

ไอพีแอดเดรสทุกตัวจะต้องได้รับการลงทะเบียน เพื่อจะได้มีหมายเลขไม่ซ้ำกันทั่วโลกการกำหนดแอดเดรสจะเป็นการกำหนดหมายเลขให้แก่เครือข่าย

ผู้ใช้เครือข่ายย่อยในเครือข่ายที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตจะเป็นสมาชิกของอินเทอร์เน็ตโดยปริยาย เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนสามารถเชื่อมโยงกับเครื่องอื่นๆได้ทั่วโลก ผู้ใช้งานอยู่ที่บ้านสามารถใช้คอมพิวเตอร์จากบ้านต่อผ่านโมเด็มมาที่เครื่องหลัก หลังจากนั้นก็จะเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายต่างๆได้ นิสิตนักศึกษาซึ่งอยู่ที่บ้านจะสามารถติดต่อกับอาจารย์ผู้สอนในมหาวิทยาลัยหรือติดต่อกับเพื่อนๆได้ ทั้งในมหาวิทยาลัยและต่างมหาวิทยาลัย หรือในต่างประเทศ

อินเทอร์เน็ตจึงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์มีอัตราการขยายตัวอย่างรวดเร็ว จนคาดกันว่าในอนาคต เครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะเชื่อมโยงคนทั้งโลกเข้าด้วยกัน

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในประเทศไทยสามารถเชื่อมโยงได้ทุกมหาวิทยาลัย โดยมีการเชื่อมโยงเข้าสู่อินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงกันในประเทศซึ่งจัดการโดยหน่วยบริการอินเทอร์เน็ต หรือที่เรียกว่า ISP (Internet Service Provider)หน่วยบริการ ISP จะมีสายเชื่อมโยงไปยังต่างประเทศเข้าสู่อินเทอร์เน็ต

ในปี พ.ศ. ๒๕๓๕ เครือข่ายระหว่างมหาวิทยาลัยได้เชื่อมโยงกัน โดยมีแกนกลางคือศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ และให้ชื่อเครือข่ายนี้ว่า เครือข่ายไทยสาร(THAISARN - THAI Social / Scientific, Academicand Research Network) การเชื่อมโยงภายในประเทศทำให้ทุกเครือข่ายย่อยสาามารถเชื่อมโยงเป็นอินเทอร์เน็ตสากลได้



2บริการต่างๆบนอินเตอร์เน็ต

1. World Wide Web (WWW) เครือข่ายใยแมงมุม

          เป็นการเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างข้อมูลในรูปของ Interactive Multimedia คือ มีทั้งรูปภาพ ข้อความ ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ อีกทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังใช้ระบบที่เรียกว่า hypertext กล่าวคือ จะมีคำสำคัญหรือรูปภาพในข้อมูลนั้นที่จะช่วยให้ท่าน เข้าสู่รายละเอียดที่ลึกและกว้างขวางยิ่งขึ้น คำสำคัญดังกล่าวจะเป็นคำที่เป็นตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ เพียง แต่ท่านเลือกกด ที่คำ ที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ นั้น ๆ ท่านก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (ข้อมูลเหล่านี้จะมีผู้สร้างขึ้นมาและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ทั่วโลก)

                        

2. ไปรษณีย์อิเลคทรอนิคส์ (Electronic Mail หรือ E-Mail)

    เป็นบริการหนึ่งบนอินเทอร์เนตที่คนนิยมใช้กันมากคือส่งจดหมายโดยทางคอมพิวเตอร์ถึงผู้ที่มีบัญชีอินเตอร์เน็ต ด้วยกันไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลคนละซีกโลกจดหมายก็จะไปถึงอย่างสะดวกรวดเร็วและง่ายดายโปรแกรมที่ใช้ ได้แก่
Hotmail  , YahooMail , ThaiMail และยังมี Mail ต่าง ๆ ที่ให้บริการอย่างมากมายในปัจจุบัน ตามหน่วยงานหรือ
องค์กรต่าง ๆ                                      

3. Search Engine  (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)
          Search Engine เป็นเว็บไซต์ที่มีเครื่องมือในการที่จะค้นหาเว็บไซต์ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ     ตัวเองโดยอัตโนมัติ เช่น Google.com หรือ Altavista.com ซึ่งเครื่องมือนี้ มีชื่อเรียกว่า Search Robot     จะทำหน้าที่คอยวิ่งเข้าไปอ่านข้อความจากหน้าเว็บไซต์ ของเว็บต่าง ๆ แล้วนำมาจัดลำดับคำค้นหา (Index)     ที่มีในเว็บไซต์เหล่านั้น เก็บไว้ในฐานข้อมูลของตนเอง เมื่อเราเข้าไปใช้บริการ
กับ Search Engine                                      

4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )
           Instant Messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร     พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก  IM  คือการสื่อสารสำรองเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ 
  

5.Telnet 
        เป็นบริการที่ช่วยให้เราสามารถเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์อื่นเสมือนหนึ่งไปนั่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของที่นั่น โปรแกรมที่ช่วยให้ท่านใช้บริการนี้ได้คือ โปรแกรม NCSA Telnet เมื่อเปิดโปรแกรมแล้วให้พิมพ์คำสั่ง Telnet ดังในรูปภาพข้างล่างเมื่อท่านใช้คำสั่ง Telnet แล้วให้พิมพ์ที่อยู๋ของแหล่งข้อมูลนั้น ท่านก็จะสามารถเข้าสู่ระบบข้อมูลนั้น ๆ ได้เสมือนท่านไปนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของเครื่อง ๆ นั้นเลยทีเดียว ระบบ Telnet

6. FTP (File Transfer Protocol) 

         คือ บริการที่ใช้ในการโอนย้าย file หรือข้อมูลจากคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังอีกคอมพิวเตอร์หนึ่ง สามารถโอนย้ายข้อมูล เช่น
รูปภาพ , ข้อความ , บทความ , คู่มือ และโปรแกรมต่าง ๆ

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )
           WebBoard คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในลักษณะเป็น กระดานสนทนา เป็นกระดานแจ้งข่าวสาร ข้อมูล     และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน

3โปรแกรม Browscr
Browser หรือ เว็บเบราว์เซอร์ คือ เครื่องมือหรือโปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถใช้ท่องเที่ยวไปในโลกอินเตอร์เน็ตได้อย่างไร้ ขีดจำกัด ทางด้านพรมแดน นอกจากนี้ Browser ยังช่วยเป็นตัวช่วยอำนวยความสะดวกในการเยี่ยมชมเว็บไซต์ต่างๆ ซึ่งในขณะนี้บริษัทผลิตซอฟแวร์ค่ายต่างๆ นับวันจะทวีการแข่งขันกันในการผลิต Browser เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่นักท่องเว็บให้มากที่สุด หน้าตาของ browser แตกต่างกันไปตามแต่การออกแบบการใช้งานของแต่ละค่ายโปรแกรม

ในปัจจุบันนี้โปรแกรมโปรแกรม Browser ที่เป็นที่นิยม ได้แก่
Internet Explorer อินเทอร์เน็ตเอกซ์พลอเรอ
Mozilla Firefox มอซิลลา ไฟร์ฟอกซ์
Google Chrome กูเกิล โครม
Safari ซาฟารี
Opera โอเปร่า
Camino คามิโน
Netscape Navigator เน็ตสเคป แนวิเกเตอร์
Plawan ปลาวาฬ (ของไทยแท้ๆ โดยเว็บกระปุกดอทคอม)

โปรแกรม Browser ที่จริงแล้วมีมากกว่านี้ แต่ จากข้างต้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งและเป็นที่นิยม สำหรับ Browser ปลาวาฬนั้น อยากจะนำเสนอเพราะเป็นของคนไทย ที่ได้รับการยอมรับเช่นเดียวกัน


4อีเมล์ (E-mail)

อีเมล (อังกฤษ: e-mail, email) ย่อมาจาก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (อังกฤษ: electronic mail) คือวิธีการหนึ่งของการแลกเปลี่ยนข้อความแบบดิจิทัล ซึ่งออกแบบขึ้นเพื่อให้มนุษย์ใช้เป็นหลัก ข้อความนั้นจะต้องประกอบด้วยเนื้อหา ที่อยู่ของผู้ส่ง และที่อยู่ของผู้รับ (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่ง) เป็นอย่างน้อย บริการอีเมลบนอินเทอร์เน็ตในทุกวันนี้เริ่มมีการจัดตั้งมาจากอาร์พาเน็ต (ARPANET) และมีการดัดแปลงโค้ดจนนำไปสู่มาตรฐานของการเข้ารหัสข้อความ RFC 733 อีเมลที่ส่งกันในยุคคริสต์ทศวรรษ 1970 นั้นมีความคล้ายคลึงกับอีเมลในปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงจากอาร์พาเน็ตไปเป็นอินเทอร์เน็ตในคริสต์ทศวรรษ 1980 ทำให้เกิดรายละเอียดแบบสมัยใหม่ของการบริการ โดยส่งข้อมูลผ่านเกณฑ์วิธีถ่ายโอนไปรษณีย์อย่างง่าย (SMTP) ซึ่งได้เผยแพร่เป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 10 (RFC 821) เมื่อ พ.ศ. 2525 (ค.ศ. 1982) และเปลี่ยน RFC 733 ไปเป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 11 (RFC 822) การแนบไฟล์มัลติมีเดียเริ่มมีการทำให้เป็นมาตรฐานใน พ.ศ. 2539 (ค.ศ. 1996) ด้วย RFC 2045 ไปจนถึง RFC 2049 และภายหลังก็เรียกกันว่าส่วนขยายสื่อประสมในระบบอินเทอร์เน็ตแบบอเนกประสงค์ (MIME)

ระบบอีเมลที่ดำเนินงานบนเครือข่าย มากกว่าที่จะจำกัดอยู่บนเครื่องที่ใช้ร่วมกันครื่องเดียว มีพื้นฐานอยู่บนแบบจำลองบันทึกและส่งต่อ (store-and-forward model) เครื่องให้บริการอีเมลนั้นจะตอบรับ ส่งต่อ หรือเก็บบันทึกข้อความขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้ใช้ โดยที่ผู้ใช้คนนั้นจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับระบบอีเมลภายในด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรืออุปกรณ์สื่อสารอื่น ๆ บนเครือข่าย ในการรับส่งข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ที่กำหนด ส่วนการส่งอีเมลโดยตรงจากอุปกรณ์สู่อุปกรณ์นั้นพบได้ยากกว่า

อีเมลในเมืองไทยเริ่มต้นมีการใช้ครั้งแรกในปี พ.ศ. 2531 โดยอีเมลฉบับแรกของไทยเกิดขึ้นที่มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ส่งไปยังมหาวิทยาลัยเมลเบิร์นเป็นเพียงข้อความสั้นๆ ในการทดสอบระบบ[1]

อ้างอิง
www.mcp.ac.th/online/internet/1_2.html‎
guru.sanook.com/search/knowledge_search.php?q...‎
www.trueplookpanya.com/new/cms_detail/knowledge/13201-00/‎
th.wikipedia.org/wiki/อีเมล‎

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศและเอกสารสำนักงาน

การจัดการข้อมูลสารสนเทศและเอกสารสำนักงาน

-ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง 

                                       ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้
                      1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล 
ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข 
                      2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ
สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่อง
คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ 
และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์ 
                      3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ 
                      4. Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น 
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้ 
                      5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ

                       เมื่อทั้่ง 5 ส่วนดังกล่าวข้างต้น ทำงานประสานกัน ส่งผลให้ข้อมูลเกิดการ
ประมวลผลและนำไปใช้ประโยชน์ นั่นก็คือ สารสนเทศนั่นเอง
                        ซึ่งสารเสนทศนี้จะเป็นสารสนเทศที่ดี จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้อง
ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และทันเวลาในการใช้งาน
                        กล่าวโดยสรุปก็คือ กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิด
สารเสนเทศขึ้นมานั่นเอง ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ 5 ส่วน นั่นคือ
Hardware Software User  Procedure และ Data 

-การจัดการข้อมูลในสำนักงาน


ปริมาณข้อมูลในสำนักงานแต่ละแห่งมีมากน้อยต่างกันทั้งนี้ขึ้นกับขนาดและขอบเขตของงานในแต่ละสำนักงานในอดีตการจัดการข้อมูลจะทำด้วยมือโดยการใช้การบันทึกเก็บไว้ในเอกสาร โดยจัดเอกสารเหล่านี้ให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งานหรืออ้างอิงถึง แต่เมื่อเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในงานสำนักงานการจัดการข้อมูลก็เปลี่ยนมาบันทึกในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การทำงานและดูแลข้อมูลทำได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น


การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้


4.1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน เหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องมีการจัดการข้อมูลในสำนักงานมีดังนี้

4.1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ ย่อมทำได้ง่ายต่อการนำมาใช้ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายได้

4.1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

4.1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

4.1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

4.1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงช่วยให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกำหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลของพนักงานในหน่วยงาน เป็นต้น

4.2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกครั้งในหัวข้อกระบวนการจัดการข้อมูลกิจกรรมในการจัดการข้อมูล โดยทั่วไปประกอบด้วย

4.2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง ดังภาพที่ 3.2

4.2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะเป็นการรวบรัดขั้นตอนทั้ง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เนื่องจากการที่มีเครื่องมือทันสมัยทำให้ลดขั้นตอนได้ อย่างไรก็ตามบางงานก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง เช่น การนำคำตอบจากแบบสอบถามที่ได้จากการสำรวจมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องภายหลัง เป็นต้น

4.2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมี 2 ลักษณะ คือ

1) ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสารต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำอีกครั้งโดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนึ่ง ในการบันทึกซ้ำอาจจะมีการจัดทำโปรแกรมเพื่อช่วยในการจับหาข้อมูลที่ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมีการร้องเตือนเพื่อให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง

2) ดาต้าวาลิเดชัน (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสัมพันธ์ในข้อมูล เช่น เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็นตัวอักษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตัวอักษรโอ (O) เป็นต้น

4.2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล (data warehouse) มาช่วยจัดการ ซึ่งจะอธิบายเพิ่มในหัวเรื่องถัดไป

4.2.5 การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถามเพื่อที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาทำการประมวลผลในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานที่ทำงานต่ำกว่า 6 เดือน เป็นต้น

4.2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งแบ่งได้เป็น

1) การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในส่วนนี้มักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทำข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ข้อมูลชื่อที่อยู่ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มขึ้นมาใหม่จะต้องมีการปรับปรุงแก้เพิ่มเติม เป็นต้น

2) การสำรองข้อมูล (backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก แผ่นซีดีรอม ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล การที่ข้อมูลถูกทำลาย

4.2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

4.2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

4.2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล หรือการจัดเนื้อที่ใหม่บนจานแม่เหล็กใหม่ (formatting) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้หายไป



ตัวอย่างที่ 1 ข้อมูลคะแนนสอบวิชา สำนักงานอัตโนมัติของนักศึกษา สำหรับ ข้อมูล คือ คะแนนดิบของนักศึกษาในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ และสารสนเทศสำหรับนักศึกษา แต่ละราย คือ เกรดของนักศึกษาผู้นั้นในวิชา สำนักงานอัตโนมัติ สำหรับอาจารย์ผู้สอน ข้อมูล คือ คะแนนดิบและเกรดของนักศึกษาแต่ละคนในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ และสารสนเทศ คือ การนำเกรดของนักศึกษาทุกคนในวิชา สำนักงานอัตโนมัติ มาประมวลผลหาค่าทางสถิติเพื่อประเมินผลการเรียนการสอนในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ เป็นต้น

ตัวอย่างที่ 2 เงินเดือนของบุคลากรแต่ละเดือน ซึ่งเป็นข้อมูลดิบในการประมวลผล โดยการนำเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนมาคำนวณภาษี สารสนเทศของกิจการ คือ การนำ เงินเดือนที่จ่ายแต่ละเดือนมาคำนวณเพื่อทราบค่าใช้จ่ายของกิจการ เป็นต้น

ตัวอย่างที่ 3 ข้อมูลการขายสินค้าในแต่ละวัน สารสนเทศที่ได้อาจจะเป็นยอดรวมจำนวนสินค้า สินค้าและรายได้ที่ได้จากการขายสินค้าแต่ละประเภทในแต่ละสัปดาห์ ซึ่งอาจจะมีการจัดทำสารสนเทศที่ซับซ้อน เช่น การวิเคราะห์ปริมาณการขายสินค้าแยกตามประเภทสินค้า การวิเคราะห์แนวโน้มความต้องการสินค้าในแต่ละช่วงเวลา เป็นต้น

-การจัดเก็บเอกสาร
ขบวนการจัดเก็บให้
เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ
วัตถุประสงค์ที่ส าคัญในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถ
ค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่
สัมพันธ์ไว้แหล่งเดียวกันและเพื่อให้แหล่งเก็บทีปลอดภัย
และถาวร



-รูปแบบของเอกสาร
    เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทำให้เกิดความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุที่คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะนั้น ต่อมาเมื่อมีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึกในกระดาษ เกิดเป็นคัมภีร์ หนังสือ และเอกสารต่าง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์ หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปปี้ดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือซีดี หรือแผ่นดีวีดีเกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารหน่วยงานราชการ และเอกสารหน่วยงานธุรกิจ

-หนังสือราชการ
หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น
การร่างหนังสือ จะต้องศึกษาแบบฟอร์ม หรือรูปแบบของหนังสือให้ถูกต้อง ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1.1 ที่ อยู่หัวกระดาษด้านซ้าย ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง เช่น
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษานครพนม เขต 1 เลขที่หนังสือ คือ ศธ 04060
1.2 ส่วนราชการ หรือ ที่อยู่เจ้าของเรื่อง อยู่หัวกระดาษด้านขวา
1.3 วัน เดือน ปี ไม่ต้องมีคำว่า “วันที่” นำหน้า
1.4 เรื่อง มีเฉพาะหนังสือภายนอกและหนังสือภายในเท่านั้น หนังสือประทับตราไม่มีจะต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ได้ใจความ และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
* กรณีที่มีหนังสือ เป็นการ “ขออนุมัติ” “ขอความอนุเคราะห์” “ขออนุญาต” เช่น ขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย ขออนุญาตใช้ห้องประชุมขอเชิญเปิดการฝึกอบรมและบรรยาย
* ถ้าจะตอบหนังสือโดยใช้เรื่องเดิมให้เติมคำว่า “การ” เช่น การขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย การขออนุญาตใช้ห้องประชุม แต่ถ้าเป็นกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้คำว่า “ไม่อนุมัติ” “ไม่อนุเคราะห์” “ไม่อนุญาต” ควรจะใช้คำว่า “การ” นำหน้า
1.5 คำขึ้นต้น จะต้องศึกษาชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง
1.5.1 หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ใช้คำว่า “เรียน”
1.5.2 หนังสือถึงพระภิกษุ
- สมเด็จพระสังฆราชเจ้า ใช้คำว่า “ขอประทานกราบทูล...
- สมเด็จพระสังฆราช ใช้คำว่า “กราบทูล”
- สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จ, พระราชาคณะและพระภิกษุทั่วไปใช้คำว่า “นมัสการ”
1.5.3 หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำว่า “กราบเรียน” เช่น ประธานองคมนตรี, นายกรัฐมนตรี, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, รัฐบุรุษ เป็นต้น
1.6 อ้างถึง ใช้ใน 2 กรณี ดังนี้
1.6.1 กรณีตอบกลับจะต้องอ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานนั้นส่งมา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ สืบต่อกันมาหลายครั้ง ให้อ้างถึงฉบับล่าสุด
1.6.2 กรณีติดตามเรื่องที่เราส่งไป
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย ควรจะแยกเป็น ลำดับ 1,2,3...
1.8 ข้อความ (ย่อหน้า 10 เคาะตัวอักษร) มีความถูกต้อง ถูกแบบ ถูกเนื้อหา และถูกความนิยม รัดกุม ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ไม่เยิ่นเย่อ หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยสามารถให้ผู้รับเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี เขียนให้ตรงลักษณะและจุดมุ่งหมาย
• ถ้าเขียนถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” ก็เขียนจุดประสงค์ว่า “จึงเรียน” ถ้าใช้คำขึ้นต้น “กราบเรียน” ก็ต้องเขียนจุดประสงค์ว่า “จึงกราบเรียน”
• ถ้าลักษณะ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปเป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด และต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” ทั่วไปมักจะใช้คำว่า “จะขอขอบคุณมาก” แต่ถ้าถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น “จึงกราบเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง”
• ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป มีลักษณะไม่ใช่ “คำขอ” ไม่ต้อต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เว้น มีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย จึงต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเป็นผู้ใหญ่กว่า ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” ด้วยไม่ว่าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปลักษณะใด เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเท่ากัน หรือตำกว่า ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำว่า “โปรด” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ
• หนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ไม่ใช่ข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ แม้จะเป็น “คำขอ” จะไม่เพิ่มคำว่า “โปรด” ก็ได้ โดยถือลักษณะ “คำสั่ง” เช่น จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป”
1.9 คำลงท้าย จะอยู่ประมาณปลายเท้าครุฑด้านขวา
1.9.1 ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาใช้คำขึ้นต้นด้วย “เรียน” คำลงท้ายใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
1.9.2 ถ้าเป็นผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำขึ้นต้นด้วย “กราบเรียน” คำลงท้ายใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”
1.10 ลงชื่อ การประทับตรายางชื่อและตำแหน่งจะต้องถูกต้อง “การรักษาการแทน” ใช้ในกรณี
ที่ผู้บังคับบัญชาอยู่หรือไม่อยู่ก็ได้ แต่มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้
1.11 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
1.12 โทรศัพท์/โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
แต่ปัจจุบันนิยมใส่ชื่อเว็บไซด์ของหน่วยงานด้วย
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานเดียวกัน ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ จะไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยและขอแสดงความนับถือ
3. หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือแทนการลงชื่อในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม, การเตือนเรื่องที่ค้าง, การแจ้งผลงานที่ได้
ดำเนินการไปแล้วให้ทราบ ประทับตรากลม สีแดง
4. หนังสือสั่งการ
4.1 คำสั่ง ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.2 ระเบียบ เป็นหนังสือเพื่อถือหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
5.1 ประกาศ หนังสือที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
5.2 แถลงการณ์ ข้อความที่แถลงเพื่อทำความเข้าใจหรือเหตุการณ์ให้ทราบ ชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
5.3 ข่าว ข้อความที่เห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
6.1 หนังสือรับรอง ใช้กระดาษตราครุฑ
6.2 รายงานการประชุม มีรายละเอียดดังนี้
6.2.1 รายงานการประชุม ชื่อเรื่องที่ประชุม
6.2.2 ครั้งที่
6.2.3 เมื่อ วันเดือนปีที่ประชุม
6.2.4 ณ คือ สถานที่ประชุม
6.2.5 ผู้มาประชุม ลงชื่อและตำแหน่ง ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมกรณีที่มีผู้มาประชุมแทน ให้ลงว่ามาประชุมแทนผู้ใด
6.2.6 ผู้ไม่มาประชุม ลงชื่อและตำแหน่ง ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมแต่ไม่ได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล
6.2.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ลงชื่อและตำแหน่งผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม แต่ได้เข้าร่วมประชุม
6.2.8 เริ่มประชุมเวลา
6.2.9 ข้อความ โดยเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อทราบ
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 6 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
6.2.10 เลิกประชุมเวลา
6.2.11 ผู้จดรายงานการประชุม/ผู้ตรวจทาน

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ       ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น	1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า                ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ       ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ      มอบหมาย	2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ      ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้      กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ       อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)	3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้       กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ       เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ       ออกเลขที่ทุกครั้ง	4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น       พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย	5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน	6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

ที่มา
www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/...l/.../itsystem.htm‎

chakrit54.wikispaces.com/การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน‎

teacher.aru.ac.th/chutiman/images/ppt/doc2.pdf‎

th.wikipedia.org/wiki/เอกสาร‎

บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ
         สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น 

         โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง
 สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำ
เอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ



ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน
ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ 
เช่น รายงานจดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น

ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง
การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน
ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)

Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ
ที่เรียกว่า Call Center

ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็น
ตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้



องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

         ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA 
เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า

      OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน



ระบบสารสนเทศสำนักงาน 

        ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
- ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
- ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
- การทำสำเนา (Reprographics)
- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage) 
        
        ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
- โทรสาร (Facsimile) 

        ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
- การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
- การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
- โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
- การทำงานทางไกล (Telecommuting) 

       ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
- โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
- โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers) 







ที่มาของเว็บไซต์

http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm

บทที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

• เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง

เทคโนโลยีสำนักงาน (office technology) หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในงานสำนักงานอันเป็นเครื่องอำนวยความสะดวกที่เกี่ยวกับงานเอกสารในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เช่น การจัดทำ การจัดเก็บ การนำกลับมาใช้ การทำลายทิ้ง ฯลฯ งานเหล่านี้ต้องใช้แรงงาน เวลา (ความคิดของบุคคลที่เกี่ยวข้องครับ)

• เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานกี่ประเภท มี 3 ประเภท 

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงาน

เช่น เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ เทคโนโลยีฐานข้อมูล

2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ

เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่อง

ฉายภาพ เป็นต้น

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ

เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น

• เครื่องใช้สำนักงานต่างๆที่ควรรู้จัก คือ

เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิตในการอ่านเอกสารต้นฉบับและ พิมพ์เอกสารอีกฉบับออกมา

เครื่องคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์ถูกประดิษฐ์ออกมาให้ประกอบไปด้วยความจำรูปแบบต่าง ๆ เพื่อเก็บข้อมูล อย่างน้อยหนึ่งส่วนที่มีหน้าที่ดำเนินการคำนวณเกี่ยวกับตัวดำเนินการทางตรรกศาสตร์ และตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ และส่วนควบคุมที่ใช้เปลี่ยนแปลงลำดับของตัวดำเนินการโดยยึดสารสนเทศที่ถูกเก็บไว้เป็นหลัก อุปกรณ์เหล่านี้จะยอมให้นำเข้าข้อมูลจากแหล่งภายนอก และส่งผลจากการคำนวณตัวดำเนินการออกไป

เครื่องพิมพ์ (Printer)
เครื่องพิมพ์ (Computer printer) เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงที่จะผลิตข้อความและ/หรือกราฟิกของเอกสารที่เก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ออกมาในสื่อทางกายภาพเช่นกระดาษหรือแผ่นใส เครื่องพิมพ์ส่วนมากเป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงทั่วไปและเชื่อมต่อด้วยสายเคเบิลเครื่องพิมพ์หรือในเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่จะเป็นสายยูเอสบี
เครื่องพิมพ์บางชนิดที่เรียกกันว่าเครื่องพิมพ์เครือข่าย(Network Printer) อินเตอร์เฟซที่ใช้มักจะเป็นแลนไร้สายและ/หรืออีเทอร์เน็ต 3 ประเภท
1.เครื่องพิมพ์เลเซอร์

2.เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก

3.เครื่องพิมพ์แบบใช้ความร้อน

พล็อตเตอร์ (Plotter)

เป็นเครื่องพิมพ์ชนิดที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลต่างๆ ลงบนกระดาษเหมาะสำหรับงาน เกี่ยวกับการเขียนแบบทางวิศวกรรม (เขียนลงบนกระดาษไข) และงานตกแต่งภายใน สำหรับวิศวกรรมและสถาปนิก พล็อตเตอร์ทำงานโดยใช้วิธีเลื่อนกระดาษ โดยสามารถใช้ปากกาได้ 6-8 สี ความเร็วในการทำงานของ พล็อตเตอร์มีหน่วยวัดเป็นนิ้วต่อวินาที(Inches Per Secon : IPS) ซึ่งหมายถึงจำนวนนิ้วที่พล็อตเตอร์สามารถ เลื่อนปากกาไปบนกระดาษ

เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner)
อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่างๆได้ดังนี้
- ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร
- บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์
- แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์
- เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่าง ๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ

สำรองไฟ (UPS)

UPS เครื่องสำรองไฟ ป้องกันไฟตกไฟกระชากที่จะเกิดขึ้นในระบบ ช่วยยืดอายุการใช้งานอุปกรณ์เครือข่าย และ คอมพิวเตอร์ ที่อยู่ในพื้นที่ไฟฟ้าไม่คงที่ มีไฟตกหรือไฟดับบ่อย

โทรศัพท์

ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ

เครื่องโทรสาร (Fax)

โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ  facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร 

หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์ แต่ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว

เครื่องฉายข้ามศีรษะ (Projector)

เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะครูมักเตรียมภาพหรือข้อความที่จะบรรยายมาพร้อมแล้ว ข้อความใดที่ผ่านไป ก็สามารถกลับมาดูได้อีกได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ เครื่องฉายภาพโปร่งใส ใช้สะดวกมากในห้องเรียนปกติ ไม่ต้องใช้ห้องมืดเหมือนกับฉายสไลด์ หรือ ภาพยนตร์ เวลาใช้ครูหันหน้าเข้าหาผู้เรียน ทำให้สะดวกในการควบคุมชั้นเรียน เครื่องฉายภาพโปร่งใสจะมีพัดลมระบายความร้อน เพื่อให้หลอดฉายมีอายุการใช้งานได้ตามกำหนด ดังนั้น หลังจากใช้เครื่องฉายภาพโปร่งใส ปิดสวิทซ์หลอดฉายแล้ว ต้องให้พัดลมระบายความร้อนทำงานต่อไปจนกว่าหลอดฉายจะเย็น (5-10 นาที) จึงปิดเครื่อง หรือ ถอดปลั๊ก บางยี่ห้อ บางรุ่น จะมี เทอร์โมสตัท (termostat) เป็นตัวควบคุมสวิทซ์พัดลม คือพัดลมจะดับเอง เมื่ออุณหภูมิของหลอดฉายลดลงถึงระดับที่ปลอดภัย หมายความว่า หลังจากเลิกใช้เครื่องฉายแล้วก็ปิดสวิทซ์หลอดฉาย ยังไม่ต้องถอดปลั๊ก ปล่อยให้พัดลมทำงานต่อไป เมื่อหลอดฉายเย็นลง พัดลมจะดับเอง ถ้าเราถอดปลั๊กทันทีโดยไม่เป่าหลอดให้เย็นเสียก่อน จะทำให้หลอดฉายมีอายุการใช้งานสั้นกว่าที่ควรจะเป็น

กระดานถ่ายเอกสาร

กระดานอิเลคทรอนิคบอร์ด กระดานเลื่อนก้อปปี้บอร์ด กระดานสำหรับการประชุม สั่งพิมพ์ข้อความและภาพที่เขียนบนกระดาน บันทึกข้อความและภาพที่เขียนบนกระดานเก็บไว้ใน USB Drive ใช้งานสะดวกดี เป็น Paperless Meeting ช่วยลดปริมาณกระดาษ เหมาะสำหรับการประชุม ระดมความคิดเห็น "ระดมสมอง" Brainstorming ผู้ประชุมไม่ต้องกังวลกับการจดรายละเอียดการประชุม ทำให้รู้สึกผ่อนคลาย มีสมาธิ เกิดประสิทธิภาพ และบรรลุผลสำเร็จ

เครื่องบันทึกเวลา

อุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการเรื่องเวลาการเข้า – ออกงาน
ของพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมง ใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหน ทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการคิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตรรุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนัก และมักจะมีข้อผิดพลาดเสมอ รวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงานได้อีกด้วย เช่น การตอกบัตรแทนกัน หรือว่าเข้างานสายแต่ตอกบัตรเช้า เป็นต้น สิ่งเหล่านี้อาจมองดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากมีพนักงานที่ทำเช่นนี้หลายคน ก็จะส่งผลให้บริษัทไม่สามารถพัฒนางานได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังเป็นรอยรั่วของการบริหารด้านทรัพยากรมนุษย์อีกด้วย

เครื่องผนึกซองจดหมาย

บรรจุภัณฑ์ชนิดหนึ่งที่ผลิตจากกระดาษหรือวัสดุอื่นที่เรียบแบน ออกแบบขึ้นเพื่อบรรจุวัตถุเรียบแบน อาทิ จดหมาย การ์ด หรือธนบัตร เป็นต้น ซองจดหมายแบบดั้งเดิมทำจากกระดาษที่ตัดออกเป็นสามรูปร่างได้แก่ รูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน รูปสี่เปลี่ยมรูปว่าว และรูปกากบาท แล้วพับทบติดเข้าด้วยกันเป็น

รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ปลายข้างหนึ่งเปิดออกสำหรับใส่วัตถุเรียบแบนที่ต้องการ และมีแถบกาวสำหรับปิดผนึก และถึงแม้ว่าจะนำซองจดหมายไปใส่วัตถุเรียบแบนอย่างอื่นที่ไม่ใช่จดหมาย บรรจุภัณฑ์นี้ก็ยังเรียกว่าซองจดหมาย หรือเรียกสั้นๆ ว่า ซอง

web.ku.ac.th/schoolnet/snet1/hardware/scan.htm‎
161.200.184.9/webelarning/elearning/printer/5__plotter_.html

www.sysnetcenter.com/79-ups-‎

th.wikipedia.org/wiki/โทรศัพท์‎
th.wikipedia.org/wiki/โทรสาร‎
th.wikipedia.org/wiki/เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า‎
project.chan.rmutto.ac.th/2552/fixtools/page/overhead.html‎
th.wikipedia.org/wiki/กระดาษ‎
www.atc-security.com/เครื่องสแกนลายนิ้วมือ/47-เครื่องบันทึกเวล...‎
th.wikipedia.org/wiki/ซองจดหมาย‎