วันพฤหัสบดีที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศและเอกสารสำนักงาน

การจัดการข้อมูลสารสนเทศและเอกสารสำนักงาน

-ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง 

                                       
ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้
                      
1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล 
ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข 
                      2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ
สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่อง
คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ 
และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์ 
                      3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ 
                      4. Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น 
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้ 
                      5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ
                       เมื่อทั้่ง 5 ส่วนดังกล่าวข้างต้น ทำงานประสานกัน ส่งผลให้ข้อมูลเกิดการ
ประมวลผลและนำไปใช้ประโยชน์ นั่นก็คือ สารสนเทศนั่นเอง
                        ซึ่งสารเสนทศนี้จะเป็นสารสนเทศที่ดี จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้อง
ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และทันเวลาในการใช้งาน
                        กล่าวโดยสรุปก็คือ กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิด
สารเสนเทศขึ้นมานั่นเอง ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ 5 ส่วน นั่นคือ
Hardware Software User  Procedure และ Data 

-การจัดการข้อมูลในสำนักงาน


ปริมาณข้อมูลในสำนักงานแต่ละแห่งมีมากน้อยต่างกันทั้งนี้ขึ้นกับขนาดและขอบเขตของงานในแต่ละสำนักงานในอดีตการจัดการข้อมูลจะทำด้วยมือโดยการใช้การบันทึกเก็บไว้ในเอกสาร โดยจัดเอกสารเหล่านี้ให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งานหรืออ้างอิงถึง แต่เมื่อเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในงานสำนักงานการจัดการข้อมูลก็เปลี่ยนมาบันทึกในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การทำงานและดูแลข้อมูลทำได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น


การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้


4.1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน เหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องมีการจัดการข้อมูลในสำนักงานมีดังนี้

4.1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ ย่อมทำได้ง่ายต่อการนำมาใช้ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายได้

4.1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

4.1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

4.1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

4.1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงช่วยให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกำหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลของพนักงานในหน่วยงาน เป็นต้น

4.2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกครั้งในหัวข้อกระบวนการจัดการข้อมูลกิจกรรมในการจัดการข้อมูล โดยทั่วไปประกอบด้วย

4.2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง ดังภาพที่ 3.2

4.2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะเป็นการรวบรัดขั้นตอนทั้ง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เนื่องจากการที่มีเครื่องมือทันสมัยทำให้ลดขั้นตอนได้ อย่างไรก็ตามบางงานก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง เช่น การนำคำตอบจากแบบสอบถามที่ได้จากการสำรวจมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องภายหลัง เป็นต้น

4.2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมี 2 ลักษณะ คือ

1) ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสารต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำอีกครั้งโดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนึ่ง ในการบันทึกซ้ำอาจจะมีการจัดทำโปรแกรมเพื่อช่วยในการจับหาข้อมูลที่ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมีการร้องเตือนเพื่อให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง

2) ดาต้าวาลิเดชัน (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสัมพันธ์ในข้อมูล เช่น เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็นตัวอักษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตัวอักษรโอ (O) เป็นต้น

4.2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล (data warehouse) มาช่วยจัดการ ซึ่งจะอธิบายเพิ่มในหัวเรื่องถัดไป

4.2.5 การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถามเพื่อที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาทำการประมวลผลในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานที่ทำงานต่ำกว่า 6 เดือน เป็นต้น

4.2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งแบ่งได้เป็น

1) การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในส่วนนี้มักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทำข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ข้อมูลชื่อที่อยู่ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มขึ้นมาใหม่จะต้องมีการปรับปรุงแก้เพิ่มเติม เป็นต้น

2) การสำรองข้อมูล (backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก แผ่นซีดีรอม ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล การที่ข้อมูลถูกทำลาย

4.2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

4.2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

4.2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล หรือการจัดเนื้อที่ใหม่บนจานแม่เหล็กใหม่ (formatting) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้หายไป



ตัวอย่างที่ 1 ข้อมูลคะแนนสอบวิชา สำนักงานอัตโนมัติของนักศึกษา สำหรับ ข้อมูล คือ คะแนนดิบของนักศึกษาในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ และสารสนเทศสำหรับนักศึกษา แต่ละราย คือ เกรดของนักศึกษาผู้นั้นในวิชา สำนักงานอัตโนมัติ สำหรับอาจารย์ผู้สอน ข้อมูล คือ คะแนนดิบและเกรดของนักศึกษาแต่ละคนในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ และสารสนเทศ คือ การนำเกรดของนักศึกษาทุกคนในวิชา สำนักงานอัตโนมัติ มาประมวลผลหาค่าทางสถิติเพื่อประเมินผลการเรียนการสอนในวิชาสำนักงานอัตโนมัติ เป็นต้น

ตัวอย่างที่ 2 เงินเดือนของบุคลากรแต่ละเดือน ซึ่งเป็นข้อมูลดิบในการประมวลผล โดยการนำเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนมาคำนวณภาษี สารสนเทศของกิจการ คือ การนำ เงินเดือนที่จ่ายแต่ละเดือนมาคำนวณเพื่อทราบค่าใช้จ่ายของกิจการ เป็นต้น

ตัวอย่างที่ 3 ข้อมูลการขายสินค้าในแต่ละวัน สารสนเทศที่ได้อาจจะเป็นยอดรวมจำนวนสินค้า สินค้าและรายได้ที่ได้จากการขายสินค้าแต่ละประเภทในแต่ละสัปดาห์ ซึ่งอาจจะมีการจัดทำสารสนเทศที่ซับซ้อน เช่น การวิเคราะห์ปริมาณการขายสินค้าแยกตามประเภทสินค้า การวิเคราะห์แนวโน้มความต้องการสินค้าในแต่ละช่วงเวลา เป็นต้น

-การจัดเก็บเอกสาร
ขบวนการจัดเก็บให้
เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ
วัตถุประสงค์ที่ส าคัญในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถ
ค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่
สัมพันธ์ไว้แหล่งเดียวกันและเพื่อให้แหล่งเก็บทีปลอดภัย
และถาวร



-รูปแบบของเอกสาร
    เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทำให้เกิดความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุที่คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะนั้น ต่อมาเมื่อมีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึกในกระดาษ เกิดเป็นคัมภีร์ หนังสือ และเอกสารต่าง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์ หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปปี้ดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือซีดี หรือแผ่นดีวีดีเกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารหน่วยงานราชการ และเอกสารหน่วยงานธุรกิจ

-หนังสือราชการ
หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม
บันทึกและหนังสืออื่น

การร่างหนังสือ จะต้องศึกษาแบบฟอร์ม หรือรูปแบบของหนังสือให้ถูกต้อง ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1.1 ที่ อยู่หัวกระดาษด้านซ้าย ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง เช่น
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษานครพนม เขต 1 เลขที่หนังสือ คือ ศธ 04060
1.2 ส่วนราชการ หรือ ที่อยู่เจ้าของเรื่อง อยู่หัวกระดาษด้านขวา
1.3 วัน เดือน ปี ไม่ต้องมีคำว่า “วันที่” นำหน้า
1.4 เรื่อง มีเฉพาะหนังสือภายนอกและหนังสือภายในเท่านั้น หนังสือประทับตราไม่มีจะต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ได้ใจความ และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
* กรณีที่มีหนังสือ เป็นการ “ขออนุมัติ” “ขอความอนุเคราะห์” “ขออนุญาต” เช่น ขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย ขออนุญาตใช้ห้องประชุมขอเชิญเปิดการฝึกอบรมและบรรยาย
* ถ้าจะตอบหนังสือโดยใช้เรื่องเดิมให้เติมคำว่า “การ” เช่น การขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย การขออนุญาตใช้ห้องประชุม แต่ถ้าเป็นกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้คำว่า “ไม่อนุมัติ” “ไม่อนุเคราะห์” “ไม่อนุญาต” ควรจะใช้คำว่า “การ” นำหน้า
1.5 คำขึ้นต้น จะต้องศึกษาชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง
1.5.1 หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ใช้คำว่า “เรียน”
1.5.2 หนังสือถึงพระภิกษุ
- สมเด็จพระสังฆราชเจ้า ใช้คำว่า “ขอประทานกราบทูล...
- สมเด็จพระสังฆราช ใช้คำว่า “กราบทูล”
- สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จ, พระราชาคณะและพระภิกษุทั่วไปใช้คำว่า “นมัสการ”
1.5.3 หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำว่า “กราบเรียน” เช่น ประธานองคมนตรี, นายกรัฐมนตรี, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, รัฐบุรุษ เป็นต้น
1.6 อ้างถึง ใช้ใน 2 กรณี ดังนี้
1.6.1 กรณีตอบกลับจะต้องอ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานนั้นส่งมา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ สืบต่อกันมาหลายครั้ง ให้อ้างถึงฉบับล่าสุด
1.6.2 กรณีติดตามเรื่องที่เราส่งไป
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย ควรจะแยกเป็น ลำดับ 1,2,3...
1.8 ข้อความ (ย่อหน้า 10 เคาะตัวอักษร) มีความถูกต้อง ถูกแบบ ถูกเนื้อหา และถูกความนิยม รัดกุม ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ไม่เยิ่นเย่อ หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยสามารถให้ผู้รับเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี เขียนให้ตรงลักษณะและจุดมุ่งหมาย
• ถ้าเขียนถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” ก็เขียนจุดประสงค์ว่า “จึงเรียน” ถ้าใช้คำขึ้นต้น “กราบเรียน” ก็ต้องเขียนจุดประสงค์ว่า “จึงกราบเรียน”
• ถ้าลักษณะ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปเป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด และต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” ทั่วไปมักจะใช้คำว่า “จะขอขอบคุณมาก” แต่ถ้าถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น “จึงกราบเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง”
• ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป มีลักษณะไม่ใช่ “คำขอ” ไม่ต้อต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เว้น มีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย จึงต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเป็นผู้ใหญ่กว่า ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” ด้วยไม่ว่าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปลักษณะใด เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเท่ากัน หรือตำกว่า ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำว่า “โปรด” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ
• หนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ไม่ใช่ข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ แม้จะเป็น “คำขอ” จะไม่เพิ่มคำว่า “โปรด” ก็ได้ โดยถือลักษณะ “คำสั่ง” เช่น จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป”
1.9 คำลงท้าย จะอยู่ประมาณปลายเท้าครุฑด้านขวา
1.9.1 ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาใช้คำขึ้นต้นด้วย “เรียน” คำลงท้ายใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
1.9.2 ถ้าเป็นผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำขึ้นต้นด้วย “กราบเรียน” คำลงท้ายใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”
1.10 ลงชื่อ การประทับตรายางชื่อและตำแหน่งจะต้องถูกต้อง “การรักษาการแทน” ใช้ในกรณี
ที่ผู้บังคับบัญชาอยู่หรือไม่อยู่ก็ได้ แต่มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้
1.11 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
1.12 โทรศัพท์/โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
แต่ปัจจุบันนิยมใส่ชื่อเว็บไซด์ของหน่วยงานด้วย
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานเดียวกัน ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ จะไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยและขอแสดงความนับถือ
3. หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือแทนการลงชื่อในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม, การเตือนเรื่องที่ค้าง, การแจ้งผลงานที่ได้
ดำเนินการไปแล้วให้ทราบ ประทับตรากลม สีแดง
4. หนังสือสั่งการ
4.1 คำสั่ง ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.2 ระเบียบ เป็นหนังสือเพื่อถือหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
5.1 ประกาศ หนังสือที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
5.2 แถลงการณ์ ข้อความที่แถลงเพื่อทำความเข้าใจหรือเหตุการณ์ให้ทราบ ชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
5.3 ข่าว ข้อความที่เห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
6.1 หนังสือรับรอง ใช้กระดาษตราครุฑ
6.2 รายงานการประชุม มีรายละเอียดดังนี้
6.2.1 รายงานการประชุม ชื่อเรื่องที่ประชุม
6.2.2 ครั้งที่
6.2.3 เมื่อ วันเดือนปีที่ประชุม
6.2.4 ณ คือ สถานที่ประชุม
6.2.5 ผู้มาประชุม ลงชื่อและตำแหน่ง ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมกรณีที่มีผู้มาประชุมแทน ให้ลงว่ามาประชุมแทนผู้ใด
6.2.6 ผู้ไม่มาประชุม ลงชื่อและตำแหน่ง ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมแต่ไม่ได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล
6.2.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ลงชื่อและตำแหน่งผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม แต่ได้เข้าร่วมประชุม
6.2.8 เริ่มประชุมเวลา
6.2.9 ข้อความ โดยเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อทราบ
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 6 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
6.2.10 เลิกประชุมเวลา
6.2.11 ผู้จดรายงานการประชุม/ผู้ตรวจทาน

หนังสือภายนอก
หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ
      ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น
1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า
               ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
      ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ      มอบหมาย
2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
     ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้      กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ       อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้
      กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ
      เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ
      ออกเลขที่ทุกครั้ง
4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น
      พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน







ที่มา
www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/...l/.../itsystem.htm
chakrit54.wikispaces.com/การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน
teacher.aru.ac.th/chutiman/images/ppt/doc2.pdf
th.wikipedia.org/wiki/เอกสาร


วันพุธที่ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ


สำนักงานอัตโนมัติ


สำนักงานอัตโนมัติ
         สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น 

         โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง
 สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำ
เอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ



ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน
ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ 
เช่น รายงานจดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น

ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง
การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน
ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)

Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ
ที่เรียกว่า Call Center

ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็น
ตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้



องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

         ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA 
เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า

      OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน



ระบบสารสนเทศสำนักงาน 

        ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
- ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
- ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
- การทำสำเนา (Reprographics)
- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage) 
        
        ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
- โทรสาร (Facsimile) 

        ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
- การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
- การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
- โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
- การทำงานทางไกล (Telecommuting) 

       ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
- โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
- โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers) 







ที่มาของเว็บไซต์

http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm